En règle générale, les formulaires d’inscription sont entièrement ouverts au public, ce qui facilite l’inscription d’un grand nombre de participants. Toutefois, pour les organisateurs qui souhaitent mieux contrôler leurs événements ou les adhésions à leurs clubs, nous allons explorer quelques paramètres qui peuvent aider à gérer cet aspect de manière efficace.
1. Configuration d’un code d’accès
La mise en place d’un code d’accès constitue une approche simple et efficace du contrôle des inscriptions. Avec cette méthode, seules les personnes possédant le code correct peuvent accéder au formulaire d’inscription. Cette technique est avantageuse, car elle vous permet de partager facilement le code avec les personnes sélectionnées que vous souhaitez inscrire. Toutefois, il est important de noter que cette méthode n’offre pas le niveau de sécurité le plus élevé, car toute personne possédant le code peut facilement le partager avec d’autres.
La mise en place :
- Étape 1 : Dans les paramètres de votre événement ou de votre club, accédez d’abord à la section « 01 : Renseignement généraux ». Ensuite, regardez sous « Options avancées ». Dans cette section, vous trouverez un champ de saisie intitulé « Configurez le code d’accès ». Saisissez le code que vous souhaitez dans ce champ.
- Étape 2 : Pour finaliser et enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur le bouton « Mettez à jour les renseignements ».
2. Restreindre l’accès à des courriels particuliers
Pour une approche plus personnalisée, considérez limiter l’accès à des courriels particuliers. Cette méthode est particulièrement adaptée à des scénarios tels que la mise en place d’un championnat universitaire, où vous souhaiteriez que seuls les entraîneurs de l’université aient accès au formulaire d’inscription. Elle garantit que seules les personnes dont les courriels ont été approuvés au préalable peuvent procéder à des inscriptions. Bien que cette approche soit un peu moins pratique que l’utilisation d’un simple code d’accès, elle offre une sécurité accrue dans le contrôle de l’accès aux inscriptions.
La mise en place :
- Étape 1 : Dans les paramètres de votre événement ou de votre club, accédez à la section « 01 : Renseignements généraux ». Dans cette section, recherchez les « Options avancées ». Vous y trouverez une option intitulée « Restreindre l’accès à des courriels particulier ». Sélectionnez « Oui » pour activer cette fonction. Saisissez ensuite les courriels auxquels vous souhaitez accorder l’accès dans la zone de texte « Courriels avec accès ». Ainsi, seuls les courriels spécifiés pourront accéder à l’inscription.
- Étape 2 : Pour finaliser et enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur le bouton « Mettez à jour les renseignements ».
3. Ouverture de l’inscription à une date particulière
Envisagez de créer à l’avance la page de votre événement ou de votre club, avec l’option de n’ouvrir les inscriptions qu’à partir d’une date donnée. Cette stratégie vous permet de commencer à promouvoir votre événement ou votre club dès le début, tout en contrôlant le début du processus d’inscription à une date ultérieure prédéterminée. C’est un moyen efficace d’anticiper et de gérer l’afflux de participants.
La mise en place :
- Étape 1 : Dans les paramètres de votre événement ou de votre club, accédez à la section « 04 : Paiements et délais ». Une fois sur place, recherchez l’option « Ouvrez l’inscription à une date particulière », qui se trouve en haut à droite de l’écran sur l’ordinateur de bureau ou en haut sur les appareils mobiles. Cochez la case située à côté de cette option. Ensuite, saisissez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que le formulaire d’inscription soit disponible.
- Étape 2 : Pour finaliser et enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur le bouton « Mettez à jour les renseignements ».
4. Masquer sur Trackie
Parfois, la meilleure façon de contrôler l’accès est de limiter la visibilité. Sur Trackie, vous avez la possibilité de masquer le formulaire d’inscription à un événement ou à un club sur la page publique du calendrier ou du club. Cette méthode garantit que le formulaire n’est accessible qu’aux personnes disposant d’un lien direct. Vous pouvez aussi choisir de faire du site Web de votre événement ou de votre club le premier point d’accès. Cette stratégie permet de s’assurer que les personnes découvrent votre formulaire d’inscription sur votre site dédié, plutôt que de tomber dessus directement sur Trackie.
La mise en place :
- Étape 1 : Dans les paramètres de votre événement ou de votre club, accédez à la section « 01 : Renseignements généraux ». Ensuite, sous « Options avancées », recherchez l’option intitulée « Caché sur Trackie ». Sélectionnez « Oui » pour activer cette fonction.
- Étape 2 : Pour finaliser et enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur le bouton « Mettez à jour les renseignements ».
5. Désactivation de l’inscription
Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire de suspendre ou d’arrêter complètement les inscriptions. Cela peut s’avérer nécessaire si votre événement atteint sa capacité maximale, en particulier si vous n’utilisez pas la fonction de limites d’inscription et liste d’attente. D’autres raisons peuvent être la nécessité d’apporter des modifications substantielles aux détails de l’événement ou de résoudre divers problèmes logistiques. En désactivant les inscriptions, que ce soit de manière temporaire ou permanente, vous contrôlez totalement cet aspect important de la gestion de votre événement.
La mise en place :
- Étape 1 : Dans les paramètres de votre événement ou de votre club, allez à « 01 : Renseignements généraux ». Dans cette section, vous trouverez les « Options avancées ». Recherchez l’option « Désactivez l’inscription » et sélectionnez « Oui » pour activer ce paramètre.
- Étape 2 : Pour finaliser et enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur le bouton « Mettez à jour les renseignements ».
En conclusion, restreindre l’accès à votre formulaire d’inscription peut être un outil puissant dans votre arsenal de gestion d’événement/club. Que vous recherchiez l’exclusivité, que vous cibliez un public spécifique ou que vous souhaitiez simplement mieux gérer votre flux de participants, ces paramètres de Trackie vous offrent la flexibilité et le contrôle dont vous avez besoin. Au-delà des contrôles d’accès de base, envisagez de mettre en place d’autres formes de restrictions d’inscription, telles que la fixation de limites d’âge pour les participants, l’application de dates limites d’inscription et l’établissement de limites pour le nombre de participants. Ces mesures supplémentaires peuvent vous aider à adapter plus précisément votre événement au public visé et à vos besoins logistiques. N’oubliez pas que l’essentiel est d’équilibrer l’accessibilité et le contrôle pour garantir le succès de votre événement ou de votre club. Bonne organisation!
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à support@trackie.com.
