Dans l’édition d’aujourd’hui des Conseils du mercredi, nous nous penchons sur les différentes méthodes et approches pour lesquelles notre fonction Limite/liste d’attente peut être utilisée. En regardant plus en détail aux subtilités, nous souhaitons démontrer la nature dynamique et multidimensionnelle de cette fonctionnalité en mettant de l’avant sa polyvalence et les nombreuses façons de s’adapter à différents scénarios et exigences.

1. Le cas d’utilisation de base

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette fonctionnalité, la Limite/liste d’attente peut être appliquée pour contrôler le nombre de participants total à un événement ou pour gérer les adhésions à un club. Il est aussi possible de limiter le nombre de participants à des types de membres spécifiques ou à des événements/divisions individuels. Une fois que la limite préétablie est atteinte, il n’y a plus de places disponibles. Que se passe-t-il toutefois s’il y a encore de l’intérêt? C’est à ce moment que la liste d’attente s’avère utile. En activant la liste d’attente, les organisateurs peuvent tenir un registre des personnes qui souhaitent encore s’inscrire. Dès qu’une place se libère, deux scénarios peuvent se produire :

• Le système peut automatiquement faire passer la première personne de la liste d’attente vers la liste des participants actifs.
• Les organisateurs peuvent sélectionner manuellement une personne sur la liste d’attente.

Si un paiement est requis au moment de cette transition, un courriel automatisé contenant un lien de paiement est envoyé. Dès que le paiement est effectué, la personne est officiellement ajoutée à la liste des participants inscrits.

Pour obtenir des conseils détaillés sur la mise en place d’une Limite/liste d’attente, consultez notre base de connaissances en cliquant sur ce lien.

2. Approbation manuelle à l’adhésion

Un autre cas d’utilisation se produit quand les organisations souhaitent une approche plus pratique pour leur adhésion. Au lieu d’autoriser automatiquement l’inscription, certaines organisations préfèrent parfois contrôler et approuver personnellement chaque membre potentiel. Dans ce scénario, la fonctionnalité Limite/liste d’attente représente encore une fois la solution idéale. Toutes les personnes souhaitant s’inscrire sont d’abord placées sur la liste d’attente. Après l’approbation manuelle, elles reçoivent un courriel de notification avec les instructions de paiement. Une fois le paiement effectué, elles deviennent des membres actifs!

Mise en place :

Conditions préalables : Nous supposons que vous avez déjà créé le formulaire d’inscription du club.

• Étape 1 : Dans les paramètres de votre club, naviguez vers « 03 : Types de membres ». Sous « Options avancées », activez la fonctionnalité « Liste d’attente ».
• Étape 2 : Sous « Paramètres supplémentaires », sélectionnez les options suivantes : « Combiner les catégories », « Combiner les sexes », « Activer la liste d’attente » et « Aucun frais pour être sur la liste d’attente ». Réglez le nombre d’inscriptions permises à « Aucun ».
• Étape 3 : Cliquez sur le lien « Paramètres supplémentaires ». Assurez-vous que la case « Retirer automatiquement les personnes inscrites de la liste d’attente (quand des places se libèrent) » n’est pas cochée. Renommez l’étiquette « Liste d’attente » avec un nom plus approprié, par exemple « En attente de validation ». Au besoin, écrivez un message personnalisé. Cliquez ensuite sur « SAUVEGARDER ».
• Étape 4 : Dans la fenêtre contextuelle « limite d'inscription », cliquez sur le bouton « Soumettre », puis fermez la fenêtre.
• Étape 5 : Pour finaliser les modifications, cliquez sur le bouton « Mettez les renseignements à jour ».

Grâce à ces paramètres, vous pourrez approuver manuellement chaque membre qui s’inscrit dans votre club. Ce n’est qu’après votre approbation qu’ils seront invités à effectuer un paiement.

3. Facturation de groupe avec paiement en ligne

Parfois, les clubs ou les organisations souhaitent émettre des factures pour un groupe de membres afin de gérer les paiements liés à des frais de voyage, des camps d’entraînement, des frais d’équipe prédéterminés et plus encore. Notre fonction Limite/Liste d’attente est conçue pour répondre à ce besoin. En outre, cette fonction vous permet d’importer facilement une liste de membres avec les montants respectifs qu’ils doivent. Une fois la liste importée, vous pouvez rapidement leur envoyer un courriel contenant un lien direct et ainsi leur permettre d’effectuer leur paiement en toute simplicité.

Mise en place :

• Étape 1 : Créez un formulaire d’inscription simple contenant au moins les questions « Prénom », « Nom » et « Adresse électronique ».
• Étape 2 : Dans la rubrique « 03 : Informations sur la division » (qui peut aussi s’intituler « Informations sur l’événement » en fonction du sport), créez une division distincte pour chaque paiement en attente.
• Étape 3 : Dans la rubrique « 04 : Paiements et échéances », attribuez le prix correspondant à chaque division.
• Étape 4 : Activez les paramètres de la liste d’attente comme le démontre l’exemple « Approbation manuelle de l’adhésion » ci-dessus (↑).
• Étape 5 : Rendez-vous sur votre formulaire d’inscription et importez les détails de chaque membre de l’équipe et le montant correspondant qu’ils doivent.
• Étape 6 : Dans votre liste des inscrits, déclenchez un e-mail à tout le monde en cliquant sur l'icône à côté de chaque nom, les invitant à effectuer leurs paiements en ligne.
• Étape 7 : Surveillez rapidement l’état des paiements pour savoir qui a payé son inscription et qui ne l’a pas fait. Renvoyez les liens de paiement, automatiquement ou manuellement, selon les besoins.

En conclusion, notre fonctionnalité Limite/liste d’attente ne concerne pas uniquement les limites et les listes d’attente. Il s’agit d’un outil polyvalent, capable de répondre à un large éventail de besoins organisationnels. Que ce soit pour gérer la taille des événements ou faciliter les paiements, cette fonctionnalité prouve constamment sa valeur dans les systèmes de gestion modernes. Nous sommes continuellement émerveillés de voir des gens exploiter diverses fonctionnalités de manière unique et innovante, souvent au-delà de notre imagination de départ. Alors que nous poursuivons notre série des Conseils du mercredi, demeurez à l’affût pour d’autres aperçus des fonctionnalités dynamiques que nous offrons et des innombrables façons dont elles peuvent être exploitées !

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à support@trackie.com.